[]




Согласование произвольных видов документов

Согласование документов в электронном виде является одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. В системе ESCOM.BPM возможно проведение электронного согласования любых видов документов. Для некоторых видов документов проведение согласования встроено непосредственно в процесс работы. Процессы в которых есть встроенное согласование:
  • процесс "Исходящий документ" - Инициатор создаёт проект документа, (это может быть письмо в другую организацию или ответ на поступивший запрос), и отправляет его на согласование по заданному маршруту.
  • процесс "Распорядительный документ" - Инициатор создаёт проект документа (приказ, распоряжение) и отправляет его на согласование по заданному маршруту
  • процесс "Договор" - Инициатор создаёт проект договора и отправляет его на согласование по заданному маршруту
  • процесс "Внутренний документ" - Инициатор создаёт проект документа (например, служебная записка) и отправляет его на согласование по заданному маршруту
  • процесс "Протокол совещания" - Секретарь создаёт проект протокола совещания и и отправляет его на согласование участникам совещания
Если возникает необходимость провести согласование произвольного вида документа, то для этого в ESCOM.BPM есть универсальный процесс. Он так и называется "Универсальный процесс". Нужно создать карточку процесса, указать в ней вид документа их классификатора видов документов, создать на странице "Согласование" маршрут (указать согласующих и порядок согласования), прикрепить к карточке процесса файл согласуемого документа и отправить по маршруту на согласование.
Согласование в универсальном процессе выполняется по тем же правилам, что и в других процессах. Согласующие лица получат уведомления, смогут создавать замечания, создавать версии согласуемого файла, ставить отметки Согласовано/Отклонено и т.д. В результате электронного согласования документ получит статус "Документ согласован" или "Документ отклонён". Будет сформирован лист согласования и собраны замечания, которые можно устранить, создать новую версию файла согласуемого документа и отправить документ на повторное согласование.

Согласование задания в системе контроля исполнения поручений

Проблема

В системе контроля исполнения ESCOM выдача задания возможна только подчинённому сотруднику (в программе есть возможность указать кто-кому подчинён). Но зачастую возникает необходимость назначить задание сотруднику из другого подразделения, который Вам не подчинён. Это можно сделать через процедуру согласования задания.

Как сделать

  • В карточке задания нужно очистить поля "Руководитель" и "Исполнитель"
  • Указать в поле "Исполнитель" нужного сотрудника - система покажет список всех сотрудников организации
  • Указать руководителя из списка руководителей исполнителя - система отобразит только сотрудников, которые являются руководителями указанного исполнителя
  • Указать самого себя в поле "Контролёр", если хотите проверить результат исполнения поручения
Результат

После отправки по маршруту такое задание будет сначала направлено указанному Руководителю для согласования. Он может одобрить выдачу задания (кнопка Согласовать) или отклонить задание. Если задание согласовано, то оно поступит Исполнителю, а если отклонено, то вернётся вам - Автору (Инициатору) со статусом "Отклонено". На этапе согласования, руководитель может скорректировать срок исполнения, срок контроля и важность задания, а также заменить Исполнителя.
После исполнения задание поступит Вам (если вы указали себя в поле Контролёр) для проверки, и если Вы подтвердите исполнение, то будет направлено "Руководителю", а если вы отклоните задание, то оно будет направлено для доработки Исполнителю (вам нужно будет указать замечание).

Интернет-магазин ESCOM-BPM